혼자서 쓸 때는 크게 고민할 것이 없었다. 하지만 플래너를 만들고, 고객을 만나면서 더욱 고민이 많아졌다. 보다 체계적이고, 또한 의도를 더 단순하게 설명할 필요가 있었다. 무엇보다 고객이 직접 쓰면서 제대로 된 효과와 만족을 느끼게 해드려야 한다는 부담이 컸다. 하지만 부담이 있어야 발전도 있다.
그래서 내가 무의식적으로 활용하던 분석 방법을 정리하고, 체계적으로 블록 플래너에 적용했다. 많이 알겠지만 특히 마인드맵, SWOT 분석, 간트차트는 알아두면 정말 도움이 많이 될 것이다. 어떤 직군이든 어떤 상황이든 적용할 수 있기 때문이다.
1. 마인드맵
마인드맵은 영국의 전직 언론인 토니 부잔이 주장하여 유럽에서 선풍을 일으킨 아이데이션 방법이다. 기록하면 시야가 좁아진다. 단순히 적는 습관은 인간 두뇌의 종합적 사고를 가로막는다는 것이다. 읽고 생각하고 분석하고 기억하는 그 모든 것들을 마음속에 지도를 그리듯 해야 한다는 독특한 방법이다.
마인드맵 작성 7원칙
- 종이의 중심에서 시작한다.
- 중심 생각을 나타내기 위해 이미지나 사진을 이용한다. (3가지 이상의 색깔)
- 전체적으로 색깔을 사용한다.
- 중심 이미지에서 주 가지로 연결한다. 주 가지의 끝에서 부 가지로 연결한다. 그리고 부 가지의 끝에서 세부 가지로 연결한다.
- 구부리고 흐름 있게 가지를 만들어라.
- 각 가지당 하나의 키워드만을 사용하라.
- 전체적으로 이미지를 사용하라. (출처: 위키피디아)
마인드맵을 모르는 사람은 없을 것이다. 한 번쯤은 다들 해봤을 것이다. 나도 해봤다. 그렇지만 계속 사용하진 않았다. 마인드맵이 내가 정리하는 방식과는 그렇게 잘 맞지 않았다. 하지만 마인드맵은 아이디어를 정리하고, 생각을 요약할 때 분명히 도움이 된다.
요즘도 가끔씩 목표를 설정하는 시작 단계에서 활용한다. 마인드맵 작성 7원칙을 지킬 필요는 없다. 나만의 방법으로 그리고 연결하면 그만이다. 내 생각을 정리하고 요약하는 방법으로 활용할 뿐이다. 예쁘게 그려야 한다는 압박감에 빠지면 오히려 부담이 생겨서 못 한다.
마인드맵은 주로 목표를 설정할 때 활용한다. 최종 단계는 아니다. 브레인스토밍과 연계해서 아이디어를 연결하고, 구조화한다.
2. SWOT 분석
SWOT 분석은 마케팅을 공부하면 가장 먼저 배우는 분석 방법이다. 각 알파벳은 Strength(강점), Weakness(약점), Opportunity(기회), Threat(위협)을 의미한다.
브랜드, 조직 또는 자기 자신을 대상으로 강점과 약점, 기회와 위협을 4분면으로 나눠서 정리하고, 이를 통해 전략을 기획하는 방법이다.
블록 플래너에서는 이 방법을 핵심 목표를 찾고 설계하는 데 활용한다.
- 1, 3분면과 2, 4분면을 각각 업무와 개인 일로 구분한다.
- 위로 갈수록 중요도가 높아지는 것을 고려해서 목표를 작성한다.
- 핵심 목표를 찾아낸다.
3. GANTT 차트
간트 차트는 카롤 아다미키(Karol Adamiecki)가 하모노그램(Harmonogram)이라는 이름으로 고안했다. 아다미키는 1931년까지 이것을 발표하지 않았기 때문에 결국 헨리 간트(Henry Gantt)의 이름이 붙게 되었다. 헨리 간트는 자신이 고안한 차트를 1919년 엔지니어링 매거진(The Engineering Magazine)에 “Work, Wages and Profit”이라는 제목으로 발표하였다.
1980년대에 들어서 개인용 컴퓨터를 써서 간트 차트를 쉽게 만들 수 있게 되었다. 이러한 응용 프로그램은 프로젝트 일정 관리에 주로 사용되었다. 1990년대 후반에서 2000년대까지 간트 차트는 협업 소프트웨어 등 웹 기반에서 가장 흔한 차트가 되었다. 현재는 간트 차트가 널리 쓰이는 기술이 되었지만, 처음 나왔을 때에는 획기적인 기술이었다. (위키피디아)
간트차트라는 이름을 들어보진 못해도, 이런 엑셀 파일을 보지 않은 사람은 없을 것이다.
이게 뭐야? 그냥 스케줄링 정리할 때 쓰는 거잖아?
지금은 대중적으로 활용하는 이런 방법을 어쨌든 자신의 이름을 걸고 만든 것이 1919년이었다. 참고로 1919년 우리나라에서는 3.1 만세운동이 일어났고, 상해 임시 정부가 수립됐다.
헨리 간트의 이름을 단 간트차트는 지금은 가장 기본적인 일정 관리 방법으로 사용된다. 바(Bar) 차트라는 직관성은 특히 엑셀이 대중화된 이후 그 활용도가 급격하게 커졌다.
고전은 고전인 이유가 있다.
나는 엉뚱한 면이 많다. 남들이 다 하는 건 하고 싶지 않은 성향이 크다. 신입사원 시절에 전체 프로젝트 일정을 정리하는데 다들 이 간트차트를 쓰고 있었다. 똑같은 건 하고 싶지 않았다. 그래서 여러 가지 일정 설계 방법을 고안했다. 아! 고안까지는 아니고 끄적이는 정도였다.
그런데 결국 간트차트가 가장 효과적이었다. 무엇보다 쉽게 수정할 수 있어야 한다. 그리고 사람들이 쉽게 인지할 수 있어야 한다. 보통 회사에서는 함께 쓰기 때문이다. 그런 면에서 간트차트만 한 게 없었다. 물론 나는 아직도 간트차트를 넘어서는 일정 설계 방법을 만드는 꿈이 있다.
그전까지는 블록에서도 간트차트를 스케줄링의 핵심 툴로 활용할 것이다.
4. 파레토 법칙
파레토 법칙(Pareto principle, law of the vital few, principle of factor sparsity) 또는 80대 20 법칙은 ‘전체 결과의 80%가 전체 원인의 20%에서 일어나는 현상’을 가리킨다. 예를 들어, 20%의 고객이 백화점 전체 매출의 80%에 해당하는 만큼 쇼핑하는 현상을 설명할 때 이 용어를 사용한다. 2대 8 법칙이라고도 한다.
이 용어를 경영학에 처음으로 사용한 사람은 조셉 M. 주란이다. ‘이탈리아 인구의 20%가 이탈리아 전체 부의 80%를 가지고 있다’라고 주장한 이탈리아의 경제학자 빌프레도 파레토의 이름에서 유래했다. (위키피디아)
파레토 법칙은 여러 가지 방면에서 활용된다. 그중 블록에서 80:20 법칙은 핵심 목표를 설정하는 중요성을 언급하기 위해 사용한다. 20%의 목표가 80%의 결과를 창출하는 것이다. 책 『원씽』에서는 80:20:1, 즉 20%에서 더 나아가 최종 단 하나의 가장 중요한 핵심 목표를 정하는 것까지 추구한다.
20이든 1이든, 모든 목표를 다 달성할 수는 없다. 가장 중요한 핵심 목표를 결정해야 한다. 이때 목표는 3개 이하로 정리하는 것이 좋다.
다른 예를 하나 더 보자.
그와 점심 한 끼를 먹기 위해 1900만 달러(한화 약 248억 원)를 지불한다. 워런 버핏 버크셔 해서웨이 회장 겸 최고경영자(CEO)의 연례 자선 행사인 ‘버핏과의 점심’ 경매가 1900만 달러(약 246억 원)에 낙찰된 것이다.
워런 버핏은 오마하의 현인이라는 별명을 가진 세계 최고의 투자가다. 그의 한마디, 그와의 점심 한 끼를 먹기 위해 이런 상상할 수 없는 액수를 내는 사람도 있다. 물론 현재 버핏의 재산은 한화 약 220조 원에 달한다. 246억 원은 버핏의 재산에 비교하면 0.1%에 불과하다. 물론 이런 말도 안 되는 거부인데도 버핏은 여전히 낡은 포드 자동차를 직접 운전하고, 매일 콜라와 맥도날드 햄버거로 아침을 시작하는 것으로 유명하다.
그런 그와 관련한 이야기 중에서 유명한 것이 목표에 대한 것이다.
버핏의 조언
플린트는 버핏의 전용 조종사로 10년을 넘게 일했다. 플린트는 자신의 직업 덕분에 버핏과 어렵지 않게 대화를 나눌 수 있었다. 어느 날 플린트는 자신의 커리어와 목표에 대해 버핏과 이야기하고 있었다.
버핏: “자네는 목표가 무엇인가? 현재 가장 중요한 목표 25가지를 노트에 적어보게.”
플린트는 고민한 끝에 25가지 목표를 완성했다.
버핏: “25가지 목표를 다 적었으면, 이제 그중에서 가장 중요한 5가지 목표에 동그라미를 쳐보게.”
플린트는 이내 곧 가장 중요한 5가지 목표에 동그라미를 쳤다. 플린트는 이제 가장 중요한 5가지 목표로 구성된 목록과 덜 중요한 20가지 목표로 구성된 목록을 갖게 되었다.플린트: “아! 이제 제가 당장 해야 할 일이 뭔지 알겠습니다. 가장 중요한 5가지에 집중하겠습니다.”
버핏: “그럼 동그라미 치지 않은 나머지 목표들은 어떻게 할 것인가?”
플린트: “제가 동그라미 친 5가지야말로 제가 집중해야 할 목표들입니다. 5가지 목표들에 제가 가진 시간의 대부분을 투자하고, 나머지 20가지도 놓칠 수 없으니 시간이 날 때마다 틈틈이 노력해서 이루어야겠죠.”버핏: “아닐세. 그게 아니야. 자네는 지금 실수하고 있는 거야. 자네가 동그라미를 친 5가지 목표 외의 목표들은 어떻게든 버려야 할, 피해야 할 목표들이야. 자네가 가장 중요하다고 생각하는 5가지 목표를 전부 달성하기 전까지는 나머지 20가지 목표들에 대해서는 절대 어떤 관심도 노력도 기울여선 안 되네.”
정리하면 다음과 같다.
- 25개의 목표를 작성한다.
- 가장 중요한 것 5개를 고른다.
- 5개 목표를 실천하기 위한 계획을 세운다.
- 나머지 20개는 버린다.
핵심은 버리는 것이다. 그런데 이것이 어렵다. 버리는 게 뭐가 어려워라고 하겠지만, 새해마다 세우는 계획만 떠올려봐도 이해가 될 것이다. 이런 원칙은 블록의 주춧돌이다.
- 단순하고 직관적인 핵심 목표를 설정한다. 부가 목표는 버린다.
- 핵심 목표를 달성하기 위한 세부 과제를 설정한다.
- 세부 과제를 하나씩 단순하게 집중해서 달성한다.
이 단계에서 1번의 핵심 목표를 설정하기 위해 80:20 법칙을 이해해야 한다. 어렵지 않은 내용이지만 우리는 버리는 것의 중요성을 잊곤 한다. 모든 일이 다 중요하지 않다는 것. 성공하기 위해서는 버릴 것은 버리고 집중해야 할 것에만 온전히 몰입해야 한다는 것.
이것이 시작이자 끝이다.
물론 이때 정말 중요한 목표를 제대로 설정하는 것이 중요하다. 엉뚱한 것을 중요하다고 착각하면 배가 산으로 갈 테니 말이다.
그리고 이를 위해 마인드맵과 SWOT 분석을 활용하는 것이다.
5. 85:15 법칙
파레토 법칙이 핵심 목표 설정의 중요성을 말한다면, 85:15 법칙은 리뷰의 단순함과 중요성을 말한다. 목표 설정, 실행에 85를 투여하고, 나머지 15는 실행 결과를 리뷰하는 데 써야 한다는 것이다. 물론 이 숫자는 본인이 쓰면서 조정하면 된다. 나는 개인적으로 95:5 정도가 맞는 것 같다.
리뷰의 중요성을 모르는 사람은 없다. 학생이라면 시험을 본 후 채점을 하고, 무엇을 잘했고 못했는지, 어떤 점을 잘했고 못 했는지를 분석한다. 회사원이라면 프로젝트를 끝내고 리뷰를 한다. 내가 다니던 회사에서는 이를 회고라고 일컬었다. 프로젝트의 성과를 분석하는 것이다.
그런데 솔직히 돌아보면 회고를 제대로 해본 적이 없는 것 같다. 항상 실행에만 급급했다. 성공했든 실패했든 그 프로젝트를 제대로 분석한 적은 없다. 있다고 해도 굉장히 단편적이었다.
일단 왜 리뷰를 해야 하는지 인식해야 한다.
실행 → 리뷰 → 개선 → 실행 → 리뷰 → 개선 … (반복)
리뷰를 하는 가장 핵심적인 이유는 다음 프로젝트의 성공을 위해서다. 이번 프로젝트의 성과를 분석하고, 잘한 점은 키우고 못한 점은 줄인다. 다음 프로젝트를 더 잘 만드는 데 활용하는 것이다. 즉 리뷰는 다음 프로젝트라는 나무를 성장시키기 위한 물과 같다.
그런데 너무 잘하고 싶은 나머지 리뷰에 너무 많은 시간을 투여하는 것도 문제다. 리뷰는 실행의 중요성을 넘어설 수는 없다. 리뷰는 단순하고 짧게 해야 한다. 그래서 실행에 85를 쓴다면 리뷰에는 15 정도 쓰면 된다. 블록 플래너에도 다양한 리뷰 기능이 들어 있다.
그중 매일 쓰는 데일리 블록만 보면 상단에 간단하게 오늘 하루 성과를 돌아볼 수 있는 리뷰 섹션이 있다. 숫자와 점수, 그리고 목표 달성 여부는 체크박스로 단순하게 구성했다. 단순 명확하다. 오늘 하루 성과를 돌아본다. 하지만 너무 많은 고민이나 시간을 투여하지는 않기를 바라기 때문이다.
너무 많이 고민하고 시간을 투여하면, 리뷰가 단순한 루틴이 아니라 또 다른 일이 돼버린다. 그렇게 되면 꾸준하게 할 수 없다. 꾸준함은 목표를 달성하기 위한 필수 조건이다.